Come scegliere un gestionale prenotazioni: cosa chiedere prima di firmare
Chi confronta due gestionali guarda quasi sempre le stesse due cose: le funzioni e il prezzo mensile. Sono le domande più facili da fare, ma non sono quelle che si rimpiangono di non aver fatto — quelle emergono mesi dopo, quando il fornitore sbagliato costa già in tempo, dati o clienti persi.
Le cinque domande di questa pagina valgono per qualunque software di prenotazione tu stia valutando, non solo per il nostro: falle a chiunque ti proponga un gestionale, prima di firmare, e guarda se la risposta è scritta nel contratto o solo detta a voce.
1. Di chi sono i dati dei tuoi clienti?
Ogni gestionale di prenotazioni tratta dati personali dei clienti del tuo ristorante: nome, telefono, a volte preferenze e storico delle visite. Secondo il GDPR il Titolare di quei dati resti tu — il ristorante —, e il fornitore del software agisce come Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): può usarli solo per eseguire il servizio che gli hai chiesto, su tue istruzioni scritte.
La domanda da fare, letteralmente, è questa: il contratto vieta per iscritto al fornitore di usare i dati dei tuoi clienti per finalità proprie — analisi commerciali, profilazione, addestramento di sistemi di intelligenza artificiale, cessione a terzi? Chiedi di vedere la clausola, non una promessa generica sulla privacy nella pagina di marketing: sono due cose diverse, e solo la prima vale in caso di controversia.
Il DPA (Accordo sul Trattamento dei Dati) di TablePlan, per esempio, lo vieta espressamente: non usiamo i dati dei clienti dei ristoranti per finalità commerciali o di analisi di mercato proprie, non li aggreghiamo con quelli di altri ristoranti per ricavarne informazioni cedibili, non li profiliamo per conto nostro, non li usiamo per addestrare sistemi di intelligenza artificiale — nostri o di terzi — e non li cediamo a soggetti diversi da quelli dichiarati nel contratto. È un documento pubblico: lo trovi qui, con le clausole scritte per esteso.
2. C'è una commissione oltre al canone, e su quali prenotazioni?
Alcuni gestionali affiancano al canone fisso una commissione per prenotazione — su tutte, o solo su quelle che arrivano da certi canali. È una voce che pesa poco quando il ristorante ha venti coperti a sera e diventa un secondo canone quando ne ha cento: vale la pena saperlo prima, non scoprirlo nella prima fattura dopo un mese pieno.
Chiedi per iscritto: la commissione si applica a ogni prenotazione o solo ad alcune? C'è una soglia oltre la quale scatta? Vale anche sulle prenotazioni dirette, quelle che il cliente fa chiamando il ristorante o passando dal sito?
Il canone di TablePlan è fisso, mensile o annuale, e non prevede una commissione su nessuna prenotazione, qualunque sia il canale da cui arriva — il dettaglio dei prezzi è nella pagina Prezzi.
3. Si integra con i canali che usi già, o devi abbandonarli?
Difficilmente un ristorante parte da zero: quando valuti un nuovo gestionale probabilmente ricevi già prenotazioni da più di una fonte — telefono, walk-in, magari una o più piattaforme esterne. Cambiare software non dovrebbe voler dire perdere quei canali, né continuare a controllarli uno per uno su schermate diverse.
La risposta che conta è sull'esito, non sul funzionamento interno: le prenotazioni che arrivano dagli altri canali compaiono nella stessa dashboard del nuovo gestionale senza che tu debba reinserirle a mano? Se la risposta è «sì, ma il travaso lo fai tu» o «solo per alcuni canali», non è la stessa cosa.
Con TablePlan i canali che usi già restano attivi: le prenotazioni che arrivano da lì confluiscono nella stessa dashboard di quelle dirette, senza pannelli separati — lo spieghiamo nel dettaglio nella pagina Centralizza le prenotazioni.
4. Quanto ci metti a partire davvero?
«Quanto tempo serve per iniziare» ha due risposte diverse, e vale la pena distinguerle: quanto ci metti a creare un account, e quanto ci metti prima di potertene fidare per il servizio di stasera — orari, capienza, i tavoli configurati come sono davvero in sala. La prima è quasi sempre veloce; è la seconda quella che conta.
Chiedi al fornitore un numero, non un aggettivo: «veloce» non è una risposta verificabile, «meno di 5 minuti» lo è.
Su TablePlan l'attivazione — account, servizi, orari, capienza — richiede meno di 5 minuti: lo trovi confermato nelle domande frequenti della pagina Centralizza le prenotazioni.
5. Cosa succede quando vuoi andartene?
È la domanda che quasi nessuno fa prima di firmare, ed è quella con più conseguenze pratiche se la risposta non ti piace dopo. Si scompone in due parti distinte, e vale la pena farle entrambe: cosa succede ai soldi già pagati, e cosa succede ai tuoi dati.
Sui soldi: il contratto ti lascia disdire quando vuoi, senza penali? Il periodo già pagato resta attivo fino alla scadenza, o perdi anche quello? Su TablePlan puoi disdire quando vuoi: il servizio resta attivo fino alla fine del periodo già pagato, senza rimborso della quota versata e senza penali aggiuntive — condizioni scritte per esteso nella pagina Prezzi.
Sui dati: è la stessa domanda del punto 1, vista dalla porta d'uscita — la trovi nelle domande frequenti qui sotto.
Domande frequenti
Di chi sono i dati dei miei clienti, con qualunque gestionale prenotazioni?
Restano tuoi. Nel rapporto fra un ristorante e il software che usa, il ristorante è normalmente il Titolare del trattamento dei dati dei propri clienti, e il fornitore del software agisce da Responsabile del trattamento (art. 28 GDPR): può usarli solo per eseguire il servizio, su istruzione del ristorante. Con TablePlan questo è scritto nel DPA pubblico, che vieta espressamente l'uso dei dati dei clienti per finalità commerciali proprie, la profilazione per conto nostro, l'addestramento di sistemi di intelligenza artificiale e la cessione a soggetti non dichiarati nel contratto.
Se disdico l'abbonamento, i dati dei miei clienti restano miei?
Sì: puoi esportare lo storico delle tue prenotazioni e dei tuoi clienti in un file, in qualsiasi momento, dal tuo account — prima di disdire o dopo aver deciso di farlo. È una domanda diversa da cosa succede ai soldi già versati, a cui risponde invece la pagina Prezzi.
Fai le stesse domande a noi
Le cinque domande di questa pagina valgono per qualunque fornitore. Se le fai a noi, le risposte sono scritte: il DPA pubblico per i dati, la pagina Prezzi per canone e disdetta, Centralizza le prenotazioni per l'integrazione con i canali che usi già.
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